Pot Workspace
Bozza — in revisione legale

Termini e condizioni del servizio

Bozza da revisione legale — versione del 15/10/2026. Condizioni pensate per clienti professionali (B2B), scritte a partire da come la piattaforma funziona oggi. Le parti tra parentesi quadre sono da completare.

1. Chi siamo e a chi si applicano queste condizioni

Il servizio Pot Workspace è fornito da Pot-Ato Tech Labs — [ragione sociale completa, forma giuridica, sede legale, P.IVA/C.F.] ("Fornitore"), contatto francesco.maccione@pot-ato.dev.

Queste condizioni regolano l'uso della piattaforma da parte di imprese, professionisti ed enti ("Cliente") che la usano per la propria attività. Il servizio è riservato a chi agisce nell'ambito della propria attività imprenditoriale o professionale: non si applica il Codice del consumo (D.Lgs. 206/2005) e il servizio non è offerto ai consumatori.

Accettando un invito come titolare o firmando l'ordine, il Cliente accetta queste condizioni, l'informativa privacy e l'accordo sul trattamento dei dati (DPA), che ne fa parte. Nella piattaforma il titolare accetta Termini e DPA con una casella dedicata quando attiva l'account dall'invito; chi era già titolare li accetta al primo accesso dopo la pubblicazione di questa versione. Ogni volta che uno dei due testi cambia versione, al primo accesso successivo il titolare deve accettare di nuovo prima di continuare. La piattaforma conserva come prova dell'accettazione: chi ha accettato (nome ed email dell'account), per quale azienda, le versioni dei due testi, data e ora e un'impronta cifrata dell'indirizzo di rete (non l'indirizzo in chiaro).

2. Il servizio

Pot Workspace è una piattaforma in abbonamento, accessibile dal browser e dall'app mobile, divisa in prodotti che il Cliente attiva in base al pacchetto scelto:

  • HACCP: registri di autocontrollo (temperature, pulizie, abbattimento, pastorizzazione, non conformità), calendario dei controlli, scadenze, documenti, fornitori e ingredienti, ingressi merce, produzione, ricettario, etichette, magazzino e tracciabilità dei lotti, pagina pubblica per i controlli ufficiali.
  • HR: anagrafica del personale, turni, richieste di ferie, permessi e malattia, timbrature e presenze (postazione con QR o PIN, telefono, verifica facoltativa di rete e posizione), buste paga e CU, costo del lavoro e F24, note spese e rimborsi chilometrici, benefit e welfare, comunicazioni e documenti con conferma di lettura.
  • Gestionale e Tesoreria: in sviluppo; condizioni specifiche verranno aggiunte quando saranno disponibili. Fin da ora: i modelli di documento del Gestionale (per esempio il contratto di comodato d'uso, il verbale di consegna e il promemoria della funzione «Conto vendita e comodati») sono bozze generiche fornite come punto di partenza, non una consulenza legale o fiscale; il Cliente è responsabile di farle verificare da un professionista prima di usarle con i propri clienti e dei dati che inserisce nei documenti [da rivedere con il legale].
  • Funzioni di piattaforma: app mobile, più punti vendita, ruoli e permessi, registro azioni, collegamenti con software terzi scelti dal Cliente, assistenza.

Alcune funzioni leggono in automatico foto e documenti (fatture, DDT, etichette, display di temperatura, scontrini delle note spese, buste paga, CU, F24, schede tecniche) con un servizio di intelligenza artificiale in regione europea. Queste letture fanno parte del modulo "Lettura documenti AI", venduto sempre a parte e non compreso in nessun pacchetto: funzionano solo se il modulo è attivo per il Cliente (lo è anche durante il periodo di prova, fino alla sua fine). Senza il modulo tutte le funzioni restano utilizzabili inserendo i dati a mano, e nessun documento viene inviato al servizio di lettura. Ogni lettura automatica è una proposta da controllare: diventa un dato registrato solo dopo la conferma di una persona. Ogni azienda ha un limite giornaliero di letture automatiche [oggi 50 al giorno, modificabile].

Assistente AI [funzione in prova, non ancora in vendita]: modulo venduto sempre a parte e non compreso in nessun pacchetto, attivo solo se il Cliente lo acquista. Permette di fare domande scritte o a voce sui dati già presenti (ad esempio temperature, lotti in scadenza, turni, richieste da approvare). Il servizio di intelligenza artificiale in regione europea serve solo a capire la domanda e a scegliere quale dato consultare; la risposta è costruita dalla piattaforma con i dati che la persona vede già nelle pagine, con gli stessi permessi. L'assistente non modifica, non crea e non cancella dati. Le risposte sono di supporto e non sostituiscono il controllo dei registri. Ogni persona e ogni azienda hanno un limite giornaliero di domande [oggi 40 per persona e 200 per azienda, modificabile].

Il Fornitore può migliorare e modificare le funzioni nel tempo. Se una modifica riduce in modo sostanziale una funzione a pagamento, il Cliente viene avvisato con [30] giorni di anticipo e può recedere.

3. Cosa la piattaforma non fa

La piattaforma è uno strumento di registrazione e organizzazione. In particolare:

  • non sostituisce il consulente del lavoro, il commercialista, né l'applicazione del contratto collettivo (CCNL): calcoli di ore, straordinari, soglie di benefit e riepiloghi sono di supporto; le buste paga, i contributi e gli adempimenti verso enti restano del Cliente e dei suoi professionisti;
  • non invia comunicazioni agli enti per conto del Cliente: per le chiamate del lavoro intermittente prepara il modulo e la mail, che il Cliente controlla e invia dal proprio programma di posta prima che il lavoro inizi; invio, tempi e contenuto restano responsabilità del Cliente, e il modulo compilato dalla piattaforma va verificato dal Cliente;
  • non sostituisce il consulente HACCP né il piano di autocontrollo: parametri, limiti, frequenze e azioni correttive li decide il Cliente, con il suo consulente;
  • non garantisce l'esito di controlli ufficiali o ispezioni;
  • non è un sistema di conservazione digitale a norma dei documenti fiscali o del lavoro [da confermare con il legale];
  • le soglie di legge e i valori predefiniti presenti nel software (ad esempio soglie dei fringe benefit, temperature di abbattimento) sono indicativi, vanno verificati dal Cliente e possono essere modificati.

4. Account e utenti

Il Cliente:

  • fornisce dati veri e aggiornati e nomina un titolare dell'account;
  • crea gli account per il proprio personale e per i propri consulenti, assegna ruoli e permessi e li revoca quando una persona non lavora più con lui;
  • custodisce le credenziali; ogni persona usa il proprio account (gli account condivisi vanno usati solo nei modi previsti dalla piattaforma, con selezione dell'operatore);
  • risponde di tutto ciò che viene fatto con gli account della propria azienda;
  • avvisa subito il Fornitore se sospetta un uso non autorizzato;
  • decide se consentire l'accesso ai propri dati al consulente e all'assistenza tecnica del Fornitore, tramite gli interruttori nelle impostazioni (proposti anche all'attivazione dell'account e all'accettazione di queste condizioni; per le aziende nuove l'accesso dell'assistenza parte spento, salvo che sia l'assistenza a preparare l'azienda).

5. Responsabilità del Cliente sui dati e sui dipendenti

Per i dati che inserisce sui propri dipendenti, collaboratori e fornitori il Cliente è titolare del trattamento e il Fornitore è responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR, secondo il DPA. In particolare il Cliente:

  • dà ai dipendenti un'informativa privacy adeguata (è disponibile un modello da adattare);
  • prima di usare le timbrature e soprattutto la verifica della posizione alla timbratura, rispetta l'art. 4 della Legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori) e l'art. 114 del Codice privacy: informativa ai lavoratori e, dove richiesto, accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro. La posizione è spenta di default e va attivata sede per sede dal Cliente;
  • tratta i dati sanitari (malattia, visite mediche) solo nei limiti consentiti dalla legge e limita l'accesso alle persone necessarie;
  • verifica la correttezza dei dati del personale (contratti, ore, importi) e controlla sempre i dati proposti dalle letture automatiche prima di confermarli;
  • custodisce le chiavi API che crea (per collegare uno scanner di rete o un'altra app): le tiene riservate, le revoca se pensa che siano state esposte e risponde di ciò che il software o il flusso che le usa carica o richiede; l'uso è limitato a 60 richieste al minuto per chiave e ogni documento ricevuto da fuori entra solo in una coda in attesa della revisione di una persona;
  • non carica contenuti illeciti, dati non necessari o dati di cui non ha titolo.

6. Prova, abbonamento e pagamenti

  • Il servizio può partire con un periodo di prova gratuito [oggi 30 giorni di default, secondo il pacchetto].
  • Il prezzo dipende dal pacchetto, dai moduli aggiuntivi e dal numero di punti vendita, secondo l'offerta accettata dal Cliente [listino da allegare]. Periodicità: mensile o annuale.
  • Oggi la piattaforma non gestisce pagamenti online: il pagamento avviene con bonifico o con gli altri metodi concordati, contro fattura [modalità, termini di pagamento e soggetto che fattura da definire].
  • Alla scadenza del periodo pagato o della prova senza rinnovo, il servizio resta pienamente utilizzabile per un periodo di tolleranza [oggi 15 giorni]; poi l'intero account passa in sola lettura: il Cliente può consultare ed esportare i dati ma nessun utente può registrarne di nuovi né modificare o cancellare quelli esistenti (anagrafiche, utenti e impostazioni comprese). Restano possibili solo l'accesso e l'uscita, il cambio della propria password, le richieste al consulente o all'assistenza, l'avviso al titolare da parte degli utenti, le esportazioni e le scelte su termini e consensi di accesso.
  • Rinnovo: [tacito rinnovo sì/no, preavviso di disdetta, adeguamento prezzi — da definire].
  • I prezzi si intendono al netto di IVA [da confermare].

7. Disponibilità del servizio

Il Fornitore si impegna a mantenere il servizio disponibile con la diligenza professionale, ma non garantisce un funzionamento ininterrotto o privo di errori: il servizio dipende da fornitori di hosting, database, archivio e rete e da connessioni internet. Sono possibili interruzioni per manutenzione, preferibilmente fuori dall'orario di lavoro, e per cause non controllabili dal Fornitore. [Eventuali livelli di servizio (SLA) e relativi rimedi da definire.]

Il Cliente resta responsabile di avere un'alternativa per gli adempimenti obbligatori in caso di indisponibilità (ad esempio registri cartacei di emergenza per l'HACCP o per le presenze). Il codice QR della postazione di timbratura è calcolato sul tablet e resta visibile anche senza rete, ma per registrare la timbratura il telefono di chi timbra deve raggiungere il server; il PIN alla postazione funziona solo con la rete [comportamento da verificare e descrivere con precisione nelle guide].

8. Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dall'art. 1229 c.c., e salvo dolo o colpa grave:

  • il Fornitore non risponde di danni indiretti, perdita di profitto, sanzioni derivanti dal mancato rispetto di obblighi del Cliente, errori nei dati inseriti o confermati dal Cliente, decisioni prese sulla base dei dati della piattaforma;
  • la responsabilità complessiva del Fornitore è limitata [all'importo pagato dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento];
  • il Fornitore non risponde dei software terzi che il Cliente collega alla piattaforma.

Restano ferme le responsabilità previste dal GDPR per il trattamento dei dati.

9. Proprietà intellettuale

Il software, i marchi, i testi, le guide e i modelli di Pot Workspace appartengono al Fornitore o ai suoi licenzianti. Il Cliente riceve una licenza d'uso non esclusiva e non trasferibile per la durata dell'abbonamento, per la propria attività. Non è consentito copiare, rivendere, decompilare o usare la piattaforma per creare un servizio concorrente.

I dati inseriti dal Cliente restano del Cliente. Il Fornitore li usa solo per erogare il servizio. Il Fornitore può usare dati aggregati e anonimi sull'uso della piattaforma per migliorarla [da confermare]. Le voci del catalogo condiviso (ad esempio schede di prodotti commerciali o ingredienti generici resi comuni) possono essere visibili agli altri clienti: il Cliente non inserisce nel catalogo condiviso informazioni riservate.

10. Uso corretto

È vietato: tentare di accedere ai dati di altre aziende, aggirare i permessi o i limiti, sovraccaricare il servizio, caricare codice dannoso, usare la piattaforma per attività illecite. Il Fornitore può intervenire per bloccare questi usi.

11. Sospensione

Il Fornitore può sospendere l'accesso, anche solo per alcuni account, in caso di: rischio concreto per la sicurezza, violazione grave di queste condizioni, richiesta dell'autorità, mancato pagamento oltre il periodo di tolleranza (in questo caso il servizio passa in sola lettura). Quando possibile, il Fornitore avvisa prima il Cliente.

12. Durata, recesso e dati alla fine del contratto

  • Il contratto dura quanto il periodo di abbonamento scelto [regole di rinnovo e disdetta da definire].
  • Il Cliente può recedere [con preavviso di ... giorni]; il Fornitore può recedere [con preavviso di ... giorni] o per inadempimento grave.
  • Alla cessazione il servizio passa in sola lettura per permettere al Cliente di esportare i propri dati con gli strumenti disponibili (esportazione completa dell'azienda in un archivio ZIP, oltre alle esportazioni dei singoli registri, delle presenze e del registro azioni); su richiesta il Fornitore restituisce i dati e poi li cancella secondo il DPA.
  • Il Cliente è responsabile di conservare, fuori dalla piattaforma, i documenti che la legge gli impone di tenere per periodi più lunghi.

13. Riservatezza

Ciascuna parte tiene riservate le informazioni dell'altra di cui viene a conoscenza, salvo obblighi di legge.

14. Modifiche alle condizioni

Il Fornitore può modificare queste condizioni, avvisando il Cliente [via email e nella piattaforma] almeno [30] giorni prima. Se il Cliente non accetta le modifiche può recedere prima che entrino in vigore. Dalla data di efficacia la piattaforma chiede al titolare di accettare la nuova versione al primo accesso, e la registra come indicato al punto 1. Le modifiche imposte dalla legge o dalla sicurezza possono avere effetto immediato.

15. Comunicazioni

Le comunicazioni al Fornitore si inviano a francesco.maccione@pot-ato.dev [indicare anche una PEC]. Le comunicazioni al Cliente si inviano all'email del titolare dell'account o alla PEC indicata nella piattaforma.

16. Legge applicabile e foro

Queste condizioni sono regolate dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di [da definire con il legale].

17. Clausole da approvare specificamente

[Da valutare con il legale se servono la doppia sottoscrizione e l'elenco delle clausole ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., ad esempio limitazione di responsabilità, sospensione, recesso, modifiche unilaterali, foro competente.]